En una financiera, un error de carga no es un detalle: es plata. Y cuando la operación se lleva en planillas, con saldos en varias monedas, transferencias que alguien tiene que aprobar y cheques que pasan por muchas manos, los errores son cuestión de tiempo.
Un sistema para financieras tiene que resolver justamente eso: que cada movimiento se cargue una vez, que los saldos estén siempre al día y que quede registrado quién hizo qué.
En esta nota te mostramos cómo se ve un sistema a medida para ese tipo de operación. Es una representación de un sistema que desarrollamos para una financiera: los nombres, datos y números son de ejemplo.
Lo pendiente del día, en una pantalla
Al entrar, el equipo ve lo que hay que resolver hoy: transferencias por aprobar, cheques por depositar o rechazados, operaciones para confirmar.
No hace falta revisar mensajes, grupos de WhatsApp ni planillas para saber por dónde empezar. Y si algo queda pendiente, no se pierde: sigue ahí hasta que alguien lo resuelve.
Cuenta corriente de cada cliente, en cada moneda
Cada cliente tiene su cuenta corriente, con el saldo separado por moneda y todos los movimientos: transferencias, cambios, cheques.
El saldo está siempre al día, porque se actualiza con cada operación. Cuando un cliente pregunta cuánto tiene, la respuesta está en una pantalla, no en una planilla que hay que revisar.
Transferencias con aprobación
Las transferencias pasan por un circuito de aprobación antes de ejecutarse. Quien carga no es necesariamente quien aprueba, y queda registrado quién hizo cada paso. Es lo que en control interno se llama segregación de funciones: que una sola persona no pueda hacer todo el circuito por su cuenta.
Así se evitan las transferencias por error y se sabe en todo momento en qué estado está cada una:
- Pendiente: cargada, esperando aprobación.
- Aprobada: revisada por quien corresponde.
- Ejecutada: hecha y registrada en la cuenta del cliente.
Cambio en varias monedas, en una sola operación
Cuando un cliente trae una moneda y se lleva otra, o varias, el sistema registra todo en una sola operación: lo que entrega, lo que recibe y el tipo de cambio de cada parte.
El total se calcula solo y las cuentas corrientes se actualizan en el momento. Se terminan las cuentas en una calculadora aparte y los saldos que no cierran a fin del día.
Cheques de punta a punta
Los cheques son de lo más difícil de seguir en una planilla, porque cambian de estado muchas veces y pasan por varias manos.
En el sistema, cada cheque tiene su ficha: librador, valor, de quién vino, dónde se depositó y en qué estado está (en cartera, depositado, acreditado o rechazado). También se ve la ganancia de cada operación con cheques, sin armar un cálculo aparte.
Qué tener en cuenta al elegir un sistema para financieras
Antes de elegir cualquier software para financieras, conviene chequear que resuelva estos puntos:
- Monedas: que maneje todas las monedas con las que operás, con saldos separados por cliente.
- Aprobaciones: que puedas definir quién carga y quién aprueba cada tipo de operación.
- Registro: que cada movimiento quede asociado a una persona, una fecha y un estado.
- Cheques: que permita seguir cada cheque desde que entra hasta que se acredita o se rechaza.
- Lo pendiente: que el equipo vea en un solo lugar qué hay que resolver hoy.
- Crecimiento: que se pueda sumar una moneda, un rol o un tipo de operación sin rehacer todo.
Si un sistema no cubre alguno de estos puntos, ese hueco va a terminar en una planilla al costado. Y una planilla al costado es justo lo que querías dejar atrás.
Por qué conviene un sistema a medida
Cada financiera tiene su forma de operar, sus monedas, sus clientes y sus circuitos de aprobación. Un software para financieras genérico obliga a adaptar la operación al programa, y lo que no entra termina otra vez en una planilla.
Uno a medida se construye sobre cómo ya trabajás y suma control donde más lo necesitás. Te contamos cómo encaramos eso en por qué primero hay que ordenar los procesos.
Si todavía estás en planillas y no sabés si es momento de dar el paso, mirá las 4 señales de que tu empresa ya no da más con planillas. Y si querés ver cómo se siente un sistema hecho por Ventrix, probá la demo jugable de nuestra web.
¿Querés ver cómo quedaría en tu empresa?
Contanos cómo trabajás hoy y vemos juntos qué conviene ordenar primero. Seguimos la charla por WhatsApp: la primera charla no tiene costo ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden manejar más de dos monedas?
Sí. El sistema se arma con las monedas con las que opera tu empresa.
¿Quién puede aprobar una transferencia?
Lo definimos con vos: se pueden armar roles para que solo ciertas personas aprueben ciertas operaciones.
¿Queda registro de quién hizo cada cosa?
Sí. Cada operación queda registrada con quién la cargó, quién la aprobó y cuándo.
¿Se puede ver el estado de un cheque en cualquier momento?
Sí. Cada cheque tiene su ficha con el estado actual y todo su recorrido.